Автоматизация бюджетной отчётности в финансовом отделе муниципалитета

1. Клиент

2. Исходная ситуация (Задача)

Финансовый отдел администрации работал с более чем 20 формами бюджетных отчётов. Каждая форма требовала отдельного заполнения, проверки и загрузки. Данные вносились в Excel-таблицы, часть операций выполнялась через макросы, но:

• при изменении статей бюджета макросы приходилось переписывать вручную;
• сотрудники тратили на один цикл отчётности полный рабочий месяц с ненормированным графиком;
• специалистов, способных поддерживать и настраивать макросы, найти сложно (частая смена кадров);
• данные приходилось проверять вручную — на ошибки, повторы, отсутствие информации;
• отчётность формировалась в нескольких форматах (Excel для согласования, PDF для официальной подачи), и на каждую форму требовался свой подход;
• сотрудники перерабатывали и брали работу на дом.

Ключевая проблема, которую нужно было решить:

Автоматизировать рутинные операции с бюджетными формами — от внесения данных до выгрузки в разные форматы — так, чтобы:

• минимизировать ручной труд;
• исключить ошибки и повторы;
• сократить время на подготовку отчётности;
• не зависеть от IT-специалистов при доработках.

3. Что было сделано (Решение)

Руководитель финансового отдела прошёл обучение по работе с генеративным ИИ. После этого было принято решение создать локальную программу для автоматизации бюджетной отчётности.

Как проходила разработка:

• Проводились аудиозаписи переговоров с заказчиком (руководителем финотдела) — он описывал задачу своими словами, включая профессиональные аббревиатуры (ГРБС и др.).
• По аудиозаписям составлялось техническое задание (ТЗ), которое многократно уточнялось и согласовывалось с заказчиком.
• Создавались прототипы интерфейса, которые корректировались по замечаниям.
• Основное время ушло на создание ТЗ, так как в процессе выявлялись новые нюансы и требования.

Что делает программа (результат):

• Есть главная таблица с бюджетом на год, куда вносятся изменения.
• Возможна загрузка данных от вышестоящих органов.
• Данные автоматически перераспределяются по приложениям.
• Ведётся реестр расходов — при внесении изменений суммы автоматически разносятся по всем приложениям, где указана эта расходная часть.
• Предусмотрена выгрузка в Excel (для согласования) и в PDF (для официальной подачи) с подписантами.
• Есть два режима работы: «профессиональный» (для опытных сотрудников) и «новичок» (с меньшим количеством шагов).
• Перед отправкой данные проверяются — программа автоматически находит ошибки, повторы и отсутствие информации.

Техническая особенность:

Программа не содержит ИИ внутри — это локальный сервис, созданный с помощью вайб-кодинга, но работающий на алгоритмах. Устанавливается локально, работает без интернета.

4. Результат

Сроки:

Финансовая экономия (для расчёта взяты средние показатели заработной платы по отрасли в регионе — 35 000 ₽/мес на сотрудника, 4 сотрудника в отделе):

Дополнительные выгоды:

• Сотрудники перестали перерабатывать и брать работу на дом.
• Нормализовался рабочий график отдела.
• Освободившееся время направлено на другие задачи.
• Снизился риск ошибок в отчётности.
• Программа не требует постоянных доработок от IT-специалистов — все изменения вносятся сотрудниками отдела самостоятельно.
• Программа передана в вечное пользование — никаких ежегодных платежей за лицензии.

5. Стоимость разработки

Стоимость для клиента: 150 000 ₽ (единоразово, за разработку и передачу в вечное пользование).

6. Особенности и выводы